Kassensicherungsverordnung 2020 in Deutschland – Was Sie wissen sollten

Damit Sie Anfang nächsten Jahres auf der sicheren Seite sind, haben wir uns durch die Informationsflut der Änderungen und Unklarheiten gekämpft und eine Übersicht der wichtigsten Fakten zur deutschen Fiskalisierung für Sie erstellt.

Ab Jänner 2020 sind deutsche Gastronomen gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Registrierkassen gegen Manipulationen in der digitalen Grundaufzeichnung zu sichern. Die sogenannte „Kassensicherungsverordnung“ (kurz KassenSichV) soll sicherstellen, dass Steuerhinterziehung und Schwarzgeld in der Gastronomie der Vergangenheit angehören und der faire Wettbewerb gegeben ist.

Hintergrund der KassenSichV

Die Fiskalisierung von Registrierkassen ist schon seit Anfang der 80er Jahre Thema in Europa. Da sich die EU aber nie auf einen einheitlichen Standard festlegen konnte, hat jedes Land seine eigenen Vorschriften entwickelt. So folgt natürlich, dass zur Umsetzung ganz unterschiedliche Technologien eingesetzt werden. Deutschland ist eines der letzten Länder in Europa, welches die Fiskalisierung  von Registrierkassen einführt.

Die Tatsachen – TSE und Belege für alle

Fix ist, dass ab Jänner nächsten Jahres alle Registrierkassen in Deutschland mit einer technischen Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, versehen werden müssen (Ausnahmen siehe unten). Außerdem sind Gastronomen ab Inkrafttretung der KassenSichV dazu verpflichtet, jedem Gast einen Beleg auszuhändigen. So werden Verkäufe genauer dokumentiert und können im Nachhinein nicht mehr storniert werden.

Gewiss ist auch, dass mit Start der neuen Kassenregelung eine Kassenmeldepflicht besteht. Jeder Gastronom muss das Finanzamt darüber informieren, mit welchen Kassensystemen gearbeitet wird und wie viele davon im Einsatz sind. Kassen müssen angemeldet und bei Nicht-Gebrauch auch wieder abgemeldet werden. Die An- und Abmeldung erfolgt per Brief – Fax oder Post sind bislang die einzigen Mittel die vom Finanzamt akzeptiert werden.

Checkliste zur KassenSichV:


Um Ihr Kassensystem gesetzeskonform aufzurüsten, darf folgendes nicht fehlen:

  • Eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

  • Software mit funktionierender TSE-Anbindung; Dies muss vom Kassensoftwarehersteller übernommen werden

  • An- und Abmeldung der Registrierkasse und der TSE an das Finanzamt

  • Belegdrucker  - wir empfehlen Orderman Plus-Geräte in Kombination mit dem Orderman Gürteldrucker3

  • TSE-fähige Kassen – alle Orderman-Kassen mit aktuellem Betriebssystem sind TSE-fähig


Wie funktioniert eine TSE?

Die in der KassenSichV vorgeschriebene technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist das, was Sie zum Erstellen der Signatur und zum Speichern des Journals benötigen. Diese besteht aus drei Teilen:

1.  Dem Sicherheitsmodul für die sichere Grundaufzeichnung aller Daten.

2.  Einem Speichermodul für die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

3.  Einer digitalen Schnittstelle, um Daten direkt an Finanzprüfer übertragen zu können.

Die TSE kann als Hardware in Form einer SIM-Karte, SD-Karte oder eines USB-Sticks, wie auch einer Cloud-Lösung erworben werden. In Österreich gab es dafür einen Zuschuss von €200 pro Kasse, für Deutschland ist das vorerst nicht geplant.

Was ist der Unterschied zwischen der Deutschen und der Österreichischen Fiskallösung?

In Österreich wird nur der Abschluss der Transaktion aufgezeichnet. Dieses sogenannte „INSIKA“-Modell ist dem deutschen Finanzamt aber zu unsicher, denn am Weg zum Abschluss gibt es mehrere Möglichkeiten, die Daten zu manipulieren – Bestellungen können übertragen, storniert oder verändert werden. In Deutschland muss die TSE den Bestellweg von Beginn an überwachen – das Tracking beginnt bei der ersten Bestellung mit Zeitstempel und wird bis zum Abschluss fortgesetzt.

Bedeutet die KassenSichV mehr Arbeit für Gastronomen?


Bis zum Inkrafttreten der KassenSichV müssen Sie sich über finanzamtkonforme Kassensysteme informieren – dies ist mit einer guten Beratung durch den Kassenhändler oder Steurberater schnell erledigt. Die Verantwortung zur Einhaltung der KassenSichV trägt allein der Gastronom. Sie müssen sich selbstständig darum kümmern, dass Ihr Betrieb den neuen Richtlinien entspricht. Kassenhersteller werden für etwaige Verstöße nicht verantwortlich gemacht.

Ist das System einmal aufgerüstet, entstehen für den Gastronomen laufende Kosten: Die Anschaffung von neuen TSE-Modulen, elektronische Datenarchivierung, Software-Updates oder Lizenzen sind Ausgaben, die zuvor nicht nötig waren.

Ausnahmen und Übergangsregelungen


Es gibt Einzelfälle, in denen man sich von der Belegausgabepflicht befreien lassen kann, für so eine Sonderregelung muss man sich aber direkt ans Finanzamt wenden.

Für alte Registrierkassen, die aufgrund Ihrer Bauart nicht mit einer TSE ausgestattet werden können, gibt es eine Übergangsregelung. Sie dürfen bis 31. Dezember 2022 im Einsatz bleiben, wenn sie den seit 2016 gültigen Regelungen des Bundesfinanzministeriums zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften entsprechen. Die Bedingung gilt nur für Kassen, die nach dem 25. November 2010 und bis 31. Dezember 2019 angeschafft wurden.

Unklarheiten zum Thema KassenSichV: Hardware oder Cloud?

Derzeit sind vor allem zwei Lösungsvarianten im Gespräch. Mit einer Hardware-TSE sind alle notwendigen Funktionen in einem USB-Stick oder einer SD-Karte integriert. Dies dürfte unter anderem Gastronomen interessieren, die nur wenige Kassen betreiben. Allerdings muss bei dieser Variante vermutlich die erste Tranche nach drei Jahren gewechselt werden, da diese vorerst nur eine Zwischenzertifizierung vom BSI erhalten werden.

Die zweite Variante ist eine zentrale Cloud-Lösung, basierend auf einem Webdienst. Da sich die nötige Sicherheitsinfrastruktur im geschützten Rechenzentrum des Dienstleisters befindet, muss vor Ort beim Gastronom keine Hardware installiert werden. Voraussetzung ist eine sichere Internetverbindung. Insbesondere Unternehmen mit vielen Filialen und Kassen dürften von dieser Lösung profitieren, denn sie ermöglicht einen einheitlichen Rollout und eine effiziente Administration, ohne dass jede Kasse händisch umzurüsten wäre.

Bislang existieren noch keine fertigen Lösungen auf dem Markt: Mehrere Hersteller befinden sich im Zertifizierungsprozess mit dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Dieser Prozess soll voraussichtlich im ersten Quartal 2020 abgeschlossen sein – also kurz vor Inkrafttreten der Fiskalkassenpflicht.

Folgende Anbieter sind derzeit im Rennen:

  • Hardware-TSE: Swissbit, Cryptovision, A-Trust;

  • Cloud-TSE: D-Fiskal, Fiskal Trust, A-Trust, Fiskaly;


Welche Konsequenzen hat die Nichtbeachtung der neuen KassenSichV?

Die Finanzbehörden haben bereits seit 1. Jänner 2018 die Möglichkeit, unangemeldete Kassenkontrollen durchzuführen. Das gilt nicht nur für elektronische Kassen, sondern auch für offene Ladenkassen. Wenn bei der Kontrolle Mängel festgestellt werden, kann ohne vorherige Ankündigung zu einer Außenprüfung übergegangen werden.

Wenn bei einer Prüfung Unstimmigkeiten auftauchen oder gesetzliche Anforderungen nicht erfüllt wurden, setzt das Finanzamt die Steuern aufgrund eines geschätzten Gewinns fest. Die Schätzung des Finanzamts ist meist höher als der vom Gastronom selbst ermittelte Gewinn, also fallen hier in der Regel mehr Steuern an. Wenn wirklich Erlöse verkürzt wurden, drohen strafrechtliche Konsequenzen. Nicht nur Gastronomen müssen ab 1. Jänner 2020 bei Verstoß gegen die KassenSichV Bußgelder zahlen, sondern auch Vertreiber von Kassensoftware – Software die nicht TSE-fähig ist, darf nicht mehr installiert werden. In diesem Fall werden nicht nur Gastronomen sondern auch Kassenfachhändler zur Verantwortung gezogen. Die Geldbuße kann bis zu € 25.000 betragen.

Gilt die Kassenrichtlinie noch?

Ja, die seit 1. Jänner 2017 gültige Kassenrichtlinie (GoBD) gilt auch nach dem Inkrafttreten der KassenSichV – sie verlangt die elektronische Speicherung der Kassendaten für 10 Jahre.

Der ehrgeizige Zeitplan der deutschen Fiskalisierung


Am 27. März trafen sich Mitglieder des Arbeitskreises Point of Sales (POS-Systeme) des EHI Retail Institute bei der Bundesdruckerei in Berlin, um den Stand der Dinge sowie Handlungsoptionen zu diskutieren. Angesichts bislang noch fehlender, zertifizierter Lösungen bewerten viele Gastronomen den Zeitplan als sehr knapp – umso mehr, als die heiße Phase der Umstellung mitten ins ohnehin turbulente Weihnachtsgeschäft fällt.

Auch in den Finanzbehörden ist man sich der ehrgeizigen Terminsetzung bewusst und rechnet offenbar mit Anträgen auf Ausnahmegenehmigungen. Eines jedenfalls ist klar: Das Thema bleibt brandaktuell. Gastronomen sind gut beraten, Kassenhersteller zu kontaktieren und sich auf den Umstellungsprozess vorzubereiten. Schließlich ist es mit der Entscheidung für eine bestimmte Lösung nicht getan: Die Integration in die bestehende Kassenlandschaft oder die Neuanschaffung einer Kassenlösung benötigt Zeit und Personal.

Wir hoffen, dass wir Ihnen hiermit eine gute Übersicht über alle wichtigen Themen der deutschen Kassensicherungsverordnung präsentieren konnten. Leider bleiben zu diesem Thema einige Fragen offen, da es bis zum Inkrafttreten noch Änderungen geben wird. Ein Update des Anwendererlasses ist informell für September angekündigt. Selbstverständlich halten wir Sie bezüglich der deutschen Kassensicherungsverordnung am Laufenden.

 

Quellen:
Hirschfeld, Karin; Bundesdruckerei. Fairplay an der Kasse.
Harbeck, Florian; Gastroinfoportal. KassenSichV – Das müssen Sie wissen!
EFSTA

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